泛微OA档案管理:1位管理员就能轻松搞定99%的档案工作

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纸质文件管理的沉重负担给许多行业客户带来了麻烦。 “存档”并不重要,并且必须防止“管理”问题!

银行业:我们每天为大量个人和企业处理各种存款,贷款和财富管理项目。每种商业资料都是重要的档案资料。几个月和几年后,信用档案堆积如山。许多管理员很难实现协助,访问和分析,与废纸有什么不同。

政府机构:我们各个机构的档案材料是社会发展的重要数据记录。必须记录办公时间,政府工作简报,纪念品和政府事务信息。经过长时间的积累,我们必须在几年前阅读。工作记录需要几周时间,所以如果你找不到它会怎么样。

生产和制造:我们每天有数千个产品销售合同,数百个重要技术文档,以及成千上万的员工档案。我们怎样才能管理一个由几十人组成的小团队,有时几年前找一份销售合同,我真的很尴尬让管理员找不到文件堆中的针。

大学:我们每年都有大量的学生进入学校。几年的学习档案是重要的教育材料。如果我们使用手动管理,收集过程会很长。长期以来,这些纸质文件仍有被损坏的风险。如果忘了怎么办

.

这些庞大的档案,管理过程可能随时出现“使用时找不到,不用完,丢失机密文件”等,工作量不小。

Pan-Micro OA系统结合了各种行业客户服务的经验,基于“权限+文档”的两个功能部分,帮助客户统一“纸质文件”和“电子文件”,并使用系统有效存储并借用文件。

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(微观文件管理系统的基本功能显示)

I.“4”大链接的有效管理

1.“保存”并不耗时

各种重要的资格证书,合同,产品技术文件和人员信息是组织的重要档案资料。如果通过体力劳动收集和维护它们,它们不仅会消耗能源和劳动力成本,而且不会得到确认。

现在,借助micro-OA电子表格,可以将组织的所有纸质文件输入系统,并可以形成与物理文件和电子信息对应的电子档案,以便管理员可以管理OA系统中的文件有效。

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(电子文件格式)

1)文件分类,分组和清除目录

对文件进行分类是高效组织的第一步。泛微OA可以使用知识文档目录的方法根据组织文件的实际内容进行分类和管理,无论是合同,产品,人员还是业务管理。可以快速锁定。

通过这种方式,管理员可以在日常管理过程中更直观地浏览文件状态,并且可以一目了然地查看文件的类型和数量,并且无需翻找。

2)快速编号文件,便于检查和保存

编号文件更有利于归档和查找文档。 Pan-Micro OA系统可以根据客户自己的编号规则自动为表单中的每个文件生成一个编号。

这样,每次管理员输入文件内容时,都可以根据编号系统自动完成文件分类。过去,需要花费几周时间对材料进行分类,现在管理员可以在几天内完成。另外,根据物理文件号直接在系统中搜索相应的电子文件信息需要哪些文件,缩短了故障排除时间。

编码“code”,记录每个文件的基本信息,例如“管理器,创建时间,文件类型,编号,使用状态等”。

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(识别QR码并立即体验文件管理)

打印后的形状代码,粘贴在相应的纸质文件上,扫描它以了解基本信息。

[摘要]:使用OA系统以电子方式转换纸质文件,提高文件信息存储,管理和检查的效率,并且可以由一位管理员完成大型存档收集工作。

2,“借”不要求某人

在档案纸管理时代,借贷困扰了许多企业。当找到太多文件时,很麻烦。有些文件是借来的,不会被退回。长时间找到它们也是浪费精力;他们每次借钱,都有麻烦,双方都有时间。延迟。

电子贷款管理流程更加标准化。不仅必须批准使用,还要严格监控整个贷款流程。一眼就能看到它需要很长时间。

1)借阅和简化纸质文件

与过去的人工登记和借阅不同,客户档案中的每个纸质文件必须经过OA的电子流程批准,无论是否借用。借钱的人,借来的文件以及归还的时间都是一个接一个。登录系统并随时查看。

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(填写文件贷款表格)

有时可能会一次借用几十个文档。手动操作过于繁琐。为了缩短处理时间,现在可以通过泛微OA电子表格根据关键词过滤文件,一键“批量借出”,体验更快。

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(批量借款)

2)电子文件访问智能恢复

它与纸质文件的在线和离线读取不同。如果您不需要使用纸质文件,则可以直接在系统上借用电子文件。

只要登记借用的材料和退货时间,系统将通过“访问权限”的控制向借款人发放阅读许可,自动恢复将在到期日完成,整个过程将是无纸化的并节省时间。

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(电子文件审查)

3)机密文件“扫描代码”借用

对于某些具有较高安全级别的文件,为了保密,通常不会公开借用。泛微OA将这些文件的借用要求与一般文件借用分开。您必须扫描存档中的QR码以启动借用并确保文档。信息不会随意泄露,借款更灵活。

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(机密文件在档案中扫描)

[摘要]:各类文件都有自己的借阅规定。 Pan-Micro可以灵活地帮助客户开发不同的在线贷款流程,提高贷款的安全性。

3,“也”没有过期

由于纸质文件不及时,通常会导致使用延迟和重要文件丢失。现在,通过全过程电子控制,您可以智能地控制文件的整个借用过程。

1)智能标签到期文件

对于每个借用的文件,管理员可以直接通过系统的分类帐页面监控返回。即将过期或已过期的文档将直接由颜色块标记。

2)紧急提醒以防止逾期

当情况未到期时,系统将使用SMS,进程或微信消息来替换管理员以提醒借款人。

[摘要]:回归智能监控状态,对人负责,不怕过期,不怕失败。

4,“检查”不必等待

此外,通过智能报表系统和电子表格,文件管理人员和上级领导可以在OA报表门户中的不同时间了解组织内各种文件的管理。

您可以检查文件的详细信息,并了解具体的数据分析。包括各种文件的借用频率,未归还多少次,使用了多少违法违规,以及各类文件的比例。管理人员不再需要花费大量时间搜索文件并生成分析报告以提高管理质量。

[摘要]:在提供数据使用价值的同时,它为客户提供管理分析和优化管理链接。

二,实施泛微文件管理程序

灵活适应各种组织记录管理需求:包括主要企业,政府机构等,具体管理系统的建模和灵活实施。

“电子文件+纸质文件”的组合:长期以来,公司仍习惯使用纸质文件,两者的结合更符合业务需求。

注:4月30日,国务院的命令明确规定,符合档案管理要求的电子档案和纸质档案具有同等法律效力。

未来,随着电子档案的法律效力得到肯定,电子签名将有助于企业实现整个过程的电子化管理。泛微可以帮助客户创建真正无纸化的电子文件管理闭环,用电子文件替换纸质文件,并全面优化文件管理。成本。